Organizational Behavior #7

Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi merupakan proses penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari suatu unit (pengirim) ke unit yang lain (penerima) tidak hanya vital dalam perumusan tujuan organisasi, tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui kegiatan organisasi.

Komunikasi adalah alat pengalihan informasi dari akumunikator kepada komunikasi agar antara mereka dapat interaksi (Hasibuan, 2002:81).

Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat, ide-ide, persamaan pengertian dan persatuan kelompok

Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.

Fungsi Komunikasi

Komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan yaitu (Robbins, 2006:392) :

a. Pengendalian

Fungsi komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai.
Bila pegawai, misalnya, diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian. Namun komunikasi informal juga mengendalikan perilaku.

b. Motivasi

Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukannya.
Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar.

c. Pengungkapan emosi

Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

d. Informasi

Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.

  1. Proses Komunikasi

Sebelum masuk kedalam proses komunikasi dengan komunikan, dalam pikiran komunikator terjadi semacam rangsangan atau stimulus. Rangsangan itu terjadi karena faktor di luar dirinya (menyampaikan pesan karena ada peristiwa di luar dirinya), atau karena adanya faktor dari dalam dirinya (menyampaikan pesan dari dirinya sendiri), yaitu hasil oleh pikirannya sendiri yang ada dibenaknya.

Komunikator, sebelum mengirimkan pesannya, terlebih dahulu mengemasnya dalam bentuk  yang dianggap sesuai dan dapat diterima serta dimengerti oleh komunikan. Pengemasan pesan ini disebut sebagai encoding. Encoding secara harfiah, berarti memasukkan dalam kode. Dengan encoding itu, komunikator memasukkan atau mengungkapkan perasaannya kedalam kode atau lembang dalam bentuk kata-kata atau nonkata, mesalnya raut wajah atau gerak gerik tubuh.

Seteah pesan sampai pada komunikan, bila adafeedback, komunikan akan bertindak sebagai komunikator, yaitu memasukkan codeyang disebut sebagai decoding untuk disampaikan kembali kepada komunikator.

Proses komunikasi mempunyai dua model, yaitu model linier dan model sirkuler.

  1. Model Linier

Model ini mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri atas dua garis lurus, yaitu proses komunikasi beraal dari komunikator dan berakhir pada komunikan. Contoh: formula lasweell. Formula ini dikenal dengan rumusan cara untuk menggambarkan dengan tepat sebuah tidnak komunikasi, yaitu dengan menjawab pertanyaan:

  1. a) who (siapa)
  2. b) says what (mengatakan apa)
  3. c) in which channel (dengan saluran yang mana)
  4. d) to whom (kepada siapa)
  5. e) with what effect (dengan efek seperti apa)
  1. Model Sirkuler

Model sirkuler ditandai dengan adanya unsur feedback. Dengan demikian, proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi, peroses komunikasi sirkuler itu berbalik satu lingkaran penuh.

Komunikasi yang efektif mempunyai ciri-ciri, yaitu dua arah (two ways). Model seperti ini menunjukkan adanya arus dari satu orang atau kelompok kepada orang atau kelompok lainnya, melalui umpan balik/feedback, kembali ke orang semula, membuat loop (balikan) atau putaran penutup. Balikan bermula pada saat seseorang atau pengirim (sender) mempunyai pesan yang akan dikomunikasikan. Pertama-tama, pengirim (sender) menulis pesan dan memberi arti dengan harapan pesannya dapat dimengerti. Pengirim selanjutnya mengirim pesan atau menyampaikannya melalui saluran (channel), baik melalui saluran formal atau informal di antara dua pihak, dengan menggunakan media atau perantara, misalnya face to face (berbicara tatap muka), telepon, menulis memo, faksimili, internet.

Penerima kemudian menerima pesan itu dan mencoba memahaminya, dengan cara menguraikan isi pesan yang telah diterima. Untuk itu, ia harus mendengarkan dengan baik apabila pesan disampaikan secara tertulis. Penerima memberi tahu kepada pengirim pesan dengan memberikan umpan balik bahwa pesan telah diterima.

Dalam banyak hal, komunikasi sering mengalami gangguan atau noise yang merupakan penghambat komunikasi sehingga dapat mengurangi keakuratan (ketepatan) pesan yang disampaikan.

Gangguan itu dapat terjadi selama komunikasi berlangsung, Misalnya, pesan yang disampaikan tidak jelas, pesan tertulis yang disampaikan tidak jelas, pesan yang diuraikan tidak menyeluruh, media yang digunakan untuk menyampaikan pesan mengalami gangguan, atau unsur waktu yang menekan atau membatasi penyampaian pesan.

  1. Bentuk-bentuk Komunikasi

Komunikasi mempunyai berbagai bentuk bergantung dari segi apa kita memandangnya. Berikut adalah bentuk-bentuk tersebut.

  1. Dari segi penyampaian pesannya, komunikasi dapat dilakukan secara lisan dan secara tertulis, atau secara elektronik melalui radio, televisi, telepon, internet, dan sebagainya.
  2. Dari segi kemasan pesan, komunikasi dapat dilakukan secara verbal (dengan berbicara) atau dengan non verbal (dengan bahasa isyarat). Komunikasi verbal: diwakili dalam penyebutan kata-kata, yang pengungkapannya dapat dilakukan dengan lisan atau tertulis.Komunikasi nonverbal: terlihat dalam ekspresi wajah atau mimik wajah, gerakan tangan, mata, dan bagian tubuh lainnya.
  3. Dari segi kemasan keresmian pelaku komunikasi, saluran komunikasi yang digunakan, dan bentuk kemasan pesan, komunikasi dapat dkategorikan sebagai bentuk komunikasi formal dan nonformal.
  4. Dari segi pasangan komunikasi, komunikasi dapat dilihat sebagai:
  5. a) komunikasi interpesonal (inter pesonal communication), yaitu proses komunikasi dalam diri komunikator: pengirim dan pesannya adalah dirinya sendiri. (Manusia sebagai makhluk rohani)
  6. b) komunikasi interpesonal (inter pesonal communication),yaitu interaksi tatap muka antara dua orang atau lebih yang pengirimnya dapat menyampaikan pesan secara langsung, dan penerima pesan dapat menerima dan menanggapinya secara langsung pula. (Manusia sebagai makhluk sosial)

Secara garis besar, komunikasi dapat dibagi menjadi komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

  1. Komunikasi verbal (verbal communication)

Dalam komunikasi verbal, informasi disampaikan secara verbal atau lisan. Proses penyampaian informasi secara lisan inilah yang dinamakan berbicara. Kualitas proses komunikasi verbal sering ditentukan oleh intonasi suara dan ekspresi raut muka serta gerakan-gerakan tubuh atau body language.Maksudnya, kata-kata yang diucapkan akan lebih jelas apabila disampaikan dengan intonasi suara, mimik, dan gerakan-gerakan yang tepat.

Dalam kehidupan sehari-hari, penyampaian dan penerimaan pesan yang menggunakan kata-kata sering juga menggunakan tulisan. Meskipun dalam bentuk tulisan, bahasa yang dipakai adalah bahasa lisan. Dalam organisasi, media verbal, seperti buletin, pamflet, leaflet merupakan media yang mempunyai peluang yang mempunyai hubungan personal yang tinggi dan mempunyai peluang yang dapat langsung memberikan umpan balik, seperti diskusi dan tatap muka.

  1. Komunikasi nonverbal (nonverbal communication)

Dalam komunikasi nonverbal, informasi disampaikan dengan menggunakan isyarat (gestures), gerak-gerik (movement), barang, waktu, cara berpakaian, atau sesuatu yang dapat menunjukkan suasana hati atau perasaan pada saat tertentu. Misalnya, ada saat seseorang sedang sakit, atau mungkin sedang stres.

Ada beberapa komunikasi nonverbal:

  1. a) cara berpakaian: komunikasi dengan penampilan. Kita sering mendengar pernyataan, “Pakaian menunjukkan apakah ia laki-laki atau perempuan”, dan kita mungkin akan memerhatikan bahwa model pakaian mengomunikasikan sesuatu
  2. b) waktu: menantikan saat mekanisme lainnya dalam komunikasinonverbal dalam suatu organisasi adalah penggunaan waktu.
  3. c) Menggunakan tempat: seperti waktu, tempat membawakan komunikasi penting.
  1. Membangun komunikasi yang efektif

Secara, kata efektif sering diartikan sebagai mencapai sasaran yang  diinginkan (producing desired result), berdampak menyenangkan (having s pleasing effect), bersifat aktual, dan nyata (actual and real). Dengan demikian, komunikasi yang efektif dapat diartikan sebagai penerimaan pesan oleh komunikan atau receiver sesuai dengan pesan yang dikirim oleh sender atau komunkator, kemudian receiver atau komunikan memberikan respon yang positif sesuai dengan yang diharapkan. Jadi, komunikasi efektif itu terjadi apabila terdapat aliran informasi tersebut sama-sama direspons sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut (komunikator dan komunikan).

  1. Aspek-aspek komunikasi yang efektif

Ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif.

  1. a) kejelasan (clarity): bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas.
  2. b) ketepatan (accuracy): bahasa dan informasi yang disampaikan harus betul-betul akurat alias tepat
  3. c) konteks (contex): bahasa dan informasi harus disampaikan sesuai dengan keadaan dan lignkungan komunikasi itu terjadi
  4. d) alur (flow): keruntutan alur bahasa dan informasi sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif
  5. e) budaya (culture): aspek ini tidak hanya menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga tata krama atau etika
  6. Strategi membangun komunikasi yang efektif
  7. ketahui mitra bicara (audience)
  8. dipahami oleh audience
  9. ketahui tujuan
  10. perhatikan konteks
  11. pelajari kultur
  12. pahami bahasa
  13. Fungsi dan Tujuan Komunikasi

Komunikasi dikaitkan memiliki peran dominan dalam kehidupan manusia, sehingga fungsi komunikasi adalah mencapai tujuan perasn tersebut, yaitu antara lain:

  1. mencapai pengertian satu sama lain
  2. membina kepercayaan
  3. mengkoordinis tindakan
  4. merencanakan strategi
  5. melakukan pembagian pekerjaan
  6. melakukan aktivitas kelompok
  7. berbagi rasa

Dari berbagai fungsi komunikasi dalam kegiatan berkomunikasi tentu tidak semua fungsi tersebut secara paralel menjadi tujuan, namun akan dilihat dalam konteks apa dan bagaimana, serta untuk apa. Berbeda halnya ketika kita berkomunikasi di antara dua sahabat dengan berkomunikasi di antara dua sahabat dengan berkomunikasi kepada orang yang baru kita kenal, Dengan demikian, fungsi komunikasi setidaknya dapat berperan ketika kita juga mengetahui tujuan komunikasi.

Fungsi lain yang dikemukakan oleh komunikasi berhubungan dengan perannya dalam mempermudah pengambilan keputusan. Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan memperhatikan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternatif.

Uraian di atas mensyaratkan bahwa komunikasi memiliki emat fungsi utama dalam suatu organisasi atau dalam kelompok tertentu, yaitu:

  1. Fungsi pengawasan
  2. Fungsi motivasi
  3. Fungsi pengungkapan emosional
  4. Fungsi informasi. (Robbins, 1996:5)

BAB III

PENUTUP

  1. Kesimpulan
  2. Secara umum komunikasi adalah proses pernyataan antar manusia mengenai isi pikiran dan perasaannya. Pengungkapan isi  pikiran dan perasaan tersebut apabila diaplikasikan secara benar dengan etika yang tepat akan mampu mencegah dan menghindari konflik antarpribadi, antarkelompok, antarsuku, bahkan antarbangsa, sehingga dapat menjaga persatuan dan kesatuan bangsa.
  3. Halangan terhadap komunikasi yang efektif adalah terjadinya kegelisahan komunikasi atau kecemasan yang melemahkan. Meskipun banyak orang ‘ngeri’ berbicara di depan suatu kelompok, penahanan ini mengenai seluruh kategori tekhnik komunikasi. Orang yang mengalami kegelisahan komunikasi akan mengalami ketegangan dan kecemasan yang tidak pada tempatnya (lisan atau tulisan).
  4. Saran
  5. Apabila antara komunikator dan komunikan atau sebaliknya tidak terdapat kesamaan makna karena salah satunya tidak mengerti apa maksud isi pesan yang disampaikan, kondisi demikian dinyatakan suasana komunikasi yang belum efektif. Untuk itu terlebih dahulu kita harus memahami pengertian komunikasi baik secara etimologis maupun pengertian dan definisi komunikasi itu sendiri, tujuan, fungsi, serta juga unsur-unsur komunikasi dan hal-hal mendasar dalam berkomunikasi.
  6. Keadaan yang perlu dicermati dalam proses komunikasi adalah field of experience yakni pengalaman. Jika pengalaman yang dimiliki komunikator sama dengan bidang pengalaman yang dimiliki komunikan, maka komunikasi akan berjalan lancar. Namun ketika pengalaman komunikator berbeda dari pengalaman komunikan biasanya muncul perbedaan persepsi di antara keduanya karena tidak muncul kesamaan makna, sehingga membuat komunikasi tidak efektif.

DAFTAR PUSTAKA

  • Khaerul Umam, 2010. Perilaku Organisasi. Bandung: CV. Pustaka Setia.
  • Hendyat Soetopo, 2010. Perilaku Organisasi Teori Praktik di Bidang Pendidikan. Bandung: PT. Remaja Rosda Karya.
  • Dr. Erliana Hasan, M.Si., 2010. Komunikasi Pemerintahan. Bandung: Refika Aditama.
  • Hasibuan, Malayu. S.P. 2002. Manajemen Pasar. Pengertian dan Masalah, Jakarta : Gunung Agung.
  • Robbin, Stephen D. 2006. Perilaku Organisasi. Jilid Kesatu. Prenhalindo Persada. Jakarta.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s